3.1. Получение персональных данных (далее по тексту — ПД):
1) Все П Д следует получать от самого субъекта (далее по тексту — Субъект) ПД.
2) Если П Д Субъекта можно получить только у третьей стороны, то Субъект П Д должен быть уведомлен об этом или должно быть получено согласие Субъекта П Д на получение такой информации.
3) Оператор должен сообщить Субъекту П Д о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течении которого действует согласие на обработку ПД и порядок его отзыва, а также о последствиях отказа Субъекта П Д дать письменное согласие нп их получение.
4) Документы, содержащие ПД создаются путем:
а) копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
б) внесения сведений в учетные формы;
в) получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).
3.2. Обработка П Д:
1) Обработка П Д включает совершение Оператором следующих действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, доступ), обезличивание, блокирование, удаление,
уничтожение.
2) Обработка П Д осуществляется путем:
а) получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от Субъектов П Д;
б) получения ПД из общедоступных источников;
в) внесения ПД в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
г) использования иных способов обработки ПД.
3) Обработка П Д осуществляется:
а) с согласия Субъекта П Д на обработку его ПД;
б) в случаях, когда обработка ПД необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерация функций, полномочий и обязанностей;
в) в случаях, когда осуществляется обработка ПД, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен Субъектом П Д либо по его просьбе (далее — ПД, сделанные о субъекте персональных данных).
4) Цели обработки ПД:
а) осуществление трудовых отношений;
б) осуществление гражданско-правовых отношений.
5) Категории субъектов ПД:
а) физические лица, состояние в трудовых взаимоотношениях с Оператором;
б) близкие родственники лиц, состоящие в трудовых взаимоотношениях с Оператором;
в) физические лица — потребители и их законные представители;
г) физические лица, претенденты на замещение вакантной должности;
д) физические лица — практиканты/стажеры.
6) ПД, обрабатываемое Оператором:
а) данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
б) данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
в) данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
7) Обработка персональных данных ведется:
а) с использованием средств автоматизации;
б) без использования средств автоматизации с передачей по внутренней сети юридического лица;
в) без передачи по сети Интернет.
8) Обработка П Д производится Оператором с использованием баз данных на территории Российской Федерации.
3.3. Хранение П Д:
1) П Д Субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
2) ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах.
3) П Д Субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках (вкладках).
4) Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
5) Хранение П Д в форме, позволяющей определить Субъекта П Д, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки и в случае утраты необходимости в их достижения.
Хранение ПД осуществляется до наступления следующих случаев:
1. До момента их уничтожения Оператором:
а) в случае поступления от Субъекта П Д заявления на отзыв согласия на обработку ПД или требования об уничтожении ПД;
б) в случае получение от Субъекта П Д требования об уничтожении ПД.
2. До окончания срока хранения ПД в соответствии с договоренностями Оператора и Субъекта П Д.
3. До момента истечения срока действия согласия или достижения целей обработки ПД.
3.4. Уничтожение П Д:
1) Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД производится путем сожжения, дробления (измельчения). Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
2) ЦД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
3) Уничтожение производится комиссией. Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей, подписанных членами комиссии.
3.5. Передача П Д:
1) Общество поручает обработку третьим лицам в следующих случаях:
а) Субъект П Д выразил свое согласие на такие действия;
б) передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
2) Перечень лиц, которым передаются ПД.
Третьи лица, которым передаются ПД:
а) Пенсионный фонд Российской Федерации — для учета (на законных основаниях).
б) Налоговые органы Российской Федерации (на законных основаниях).
в) Банки — для начисления заработной платы (на основании договора).
г) Бюро кредитных историй (с согласия Субъекта).
д) Юридические и коллекторские фирмы, работающие в рамках законодательства Российской Федерации, при неисполнении обязательств по договору займа (с согласия Субъекта ПД).
3) В остальных случаях не допускается раскрытие третьим лицам и распространение ПД без согласия Субъекта П Д, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку ПД, разрешенных ПД для распространения, оформляется отдельно от иных согласий Субъекта ПД
на обработку его ПД.
4) Трансграничную передачу П Д Оператор не осуществляет, но может.
При необходимости трансграничной передачи П Д Оператор до начала осуществления трансграничной передачи ПД, обязан:
а) убедиться в том, что иностранным государством, на территории которого осуществляется передача ПД, обеспечивается адекватная защита прав Субъектов П Д (наличие государства в утвержденном Уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных перечне).
б) до подачи уведомления, предусмотренного ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», обязан получить от органов власти иностранного государства, иностранных физических лиц, иностранных юридических лиц, которым планируется трансграничная передача ПД, сведения перечисленные в ч. 5 ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 г.
№ 152-ФЗ «О персональных данных».
в) уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять трансграничную передачу ПД. Указанное уведомление направляется отдельно от уведомления о намерении осуществлять обработку ПД, предусмотренного ст. 22
Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Уведомление о намерении осуществлять трансграничную передачу ПД, предусмотренное ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», направляется в виде документа на бумажном носителе или в форме электронного документа и подписывается уполномоченным лицом и должно содержать сведения предусмотренные ч. 4 ст. 12 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Трансграничная передача ПД осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и международными договорами Российской Федерации.
Трансграничная передача ПД на территории иностранных государств, утвержденных Уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных в перечне иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав Субъектов П Д, куда включаются государства, являющиеся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке ПД, а также иностранные государства, не являющиеся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке ПД, при условии соответствия положениям указанной Конвенции действующих в соответствующем государстве норм права и применяемых мер по обеспечению конфиденциальности и безопасности ПД при их обработке, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» и может быть запрещена или ограничена в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, нравственности, здоровья, прав и законных интересов граждан, обеспечения обороны страны и безопасности государства, защиты экономических и финансовых интересов Российской Федерации, обеспечения дипломатическими и международно-правовыми средствами защиты прав, свобод и интересов граждан Российской Федерации, суверенитета, безопасности, территориальной целостности Российской Федерации и других ее интересов.
Трансграничная передача ПД в страны, не обеспечивающие адекватной защиты прав Субъектов П Д, осуществляется:
1) при наличии согласия Субъекта П Д на трансграничную передачу его ПД;
2) для исполнения договора, стороной которого является Субъект П Д;
3) для защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов Субъекта П Д или других лиц при невозможности получения согласия Субъекта П Д;
4) в случаях, предусмотренных международными соглашениями Российской Федерации, федеральными законами (если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов
незаконного вмешательства).